Fluch der Sitzung
Aber was ist es eigentlich genau, was uns jeweils für Stunden blockiert, uns langweilt oder aufregt und in vielen Fällen schlicht und einfach gar nicht betrifft? Bei jeder Form von Besprechung geht es um Kommunikation, dem Kern jeglicher sozialer Interaktion. Ohne Kommunikation kann keine (Zusammen)Arbeit stattfinden, ohne Kommunikation weiss niemand, was zu tun und was bereits getan ist. Ohne Kommunikation lässt sich nicht erkennen, ob die Qualität der geleisteten Arbeit stimmt und das angestrebte Ziel erreicht werden kann.
Meetings stellen also den Versuch dar, besagte Kommunikation zwischen den Menschen durchzuführen, die gleichzeitig an einem Vorhaben arbeiten. Dabei spielt es in der Regel keine Rolle, ob es darum gehen soll, Informationen zu teilen, Ideen zu sammeln oder Arbeit zu organisieren. Und schlimmstenfalls werden alle, die irgendwie im Vorhaben verortet sind, für die geplante Dauer zusammengerufen, egal ob sie einen Beitrag leisten oder wirkliches Interesse an den Inhalten der geplanten Kommunikation haben. Und mindestens ebenso schlimmstenfalls endet das Meeting damit, dass die Sitzungsdauer abgelaufen ist. Ohne konkrete Ergebnisse, ohne messbare nächste Schritte und ohne Verantwortlichkeiten dafür zu benennen.
Ohne Zweifel haben die Arbeitsverhinderer in unseren Agenden jedoch ihre Berechtigung und einen Wert. Aber nicht ohne echten Sinn und genaue Planung. Und das beginnt bereits vor dem Ereignis und endet nicht in dem Augenblick, da sich alle erheben und den Raum verlassen. Und hat ebenfalls viel damit zu tun, wer genau zur Teilnahme aufgeboten wird. Und welche Verbindlichkeit die Ergebnisse für den Teilnehmerkreis hat.
Was es an vielen Orten zuhauf gibt, sind Bücher oder Kurse, mittels derer gelernt werden kann, wie Meetings, Besprechungen oder Sitzungen erfolgreich durchgeführt werden. Da werden Moderationstechniken geschult, Instrumente für lebendige Interaktion vermittelt, sowie Visualisierungstechniken trainiert. Vergleichbar wäre dies mit einem Training zu gesunder Ernährung, in dem Module zu «Kochen im Steamer», «Salat-Hacks» sowie «Fettfreie Saucen» angeboten werden. Vielleicht haben die Teilnehmenden anschliessend ein paar neue Ideen für die tägliche Speisenzubereitung erhalten. Aber sie wissen nicht, was sie an ihren bisherigen Gewohnheiten ändern müssten, um sich inskünftig gesünder zu ernähren. Und – weitaus wichtiger – sie werden nichts nachhaltig an ihrer Ernährung ändern.
Es bedarf also einer anderen Herangehensweise, um den Einsatz von Meetings zu entwickeln und diese Kommunikationsgelegenheiten zu zielführenden und ergebnisorientierten Ereignissen zu machen. Ich biete einen dreischrittigen Ansatz, mit dem Ihre Teams lernen, welche Hebel und Mechanismen für die Qualität und den Outcome ihrer Sitzungen bedient werden können. Ich moderiere die Verhandlungen innerhalb ihrer Teams, mit denen die passenden Elemente, Merkmale und Messgrössen für erfolgreiche Sitzungen erarbeitet werden. Und ich begleite den Transfer in eine nachhaltig bessere Sitzungskultur.
